A classificação de documentos é feita por meio do nosso sistema de gestão de documentos, que tem como objetivo gerar mais eficiência para as empresas e, também, manter os arquivos seguros de extravios, danos ou perdas.
Isso porque existem documentos que não podem ser descartados, portanto, foram elaborados códigos de classificação e a tabela de temporalidade para destinação dos documentos.
Por intermédio do SIGED, A definição de categorias e subcategorias de um plano de classificação de documentos possuem três critérios:
Muito importante a atribuição de prazos para a guarda dos documentos em função de seus valores administrativos, legais e fiscais, determinando os prazos para a sua transferência, recolhimento ou eliminação.
O nosso software, desenvolvido com inteligência artificial, consegue analisar cada documento individual e o lote documental digitalizado para entender sua categoria ou fluxo de trabalho corretamente. Ou seja, nossas tecnologias têm a mesma capacidade que um colaborador para aprender a identificar palavras-chave e layouts.
Abaixo listamos a categorização dos documentos de acordo com suas características, bem como:
Se refere à maneira de apresentar o documento de acordo com seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais, cartográficos – como plantas e mapas, iconográfico – pinturas, cartazes, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos ou digitais – doc ou pdf.
É a definição da disposição e da natureza das informações, por exemplo: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão e entre outras.
Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Contrato de prestação de serviço e Certidão de nascimento.
Se trata da natureza do assunto que está sendo abordado no documento, no caso, se ela está prejudicando a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta nenhum prejuízo, se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica, ele é “sigiloso” e precisa de restrições de acesso.
A forma se refere ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original ou pós-original. Ou seja, se o documento é rascunho, dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original, chamamos de porta-original.
É determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.
O nosso SIGED apresenta como uma de suas principais funcionalidades, a emissão de relatórios, planilhas e demais registros estatísticos referentes à produção documental.
O planejamento de ações de longo prazo para a gestão da informação necessita de subsídios consistentes para atingir objetivos que são traçados. Os relatórios do SIGED cumprem essa função.
Permite que os documentos sejam acessados de forma ágil e segura, otimizando o tempo e aumentando a produtividade.
Elimina a necessidade de grandes espaços para armazenamento de documentos físicos, liberando espaço para outras atividades.
Facilita a organização e o gerenciamento de documentos, tornando a busca e a recuperação de informações mais eficientes.
Protege os documentos contra extravios, danos físicos e acessos não autorizados, garantindo a integridade e a confidencialidade dos dados.
Automatiza fluxos de trabalho e processos de negócios, reduzindo erros humanos e aumentando a eficiência operacional.
Reduz significativamente o espaço ocupado pelos processos físicos.
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