É o processo em que os documentos físicos são convertidos para um formato digital através de equipamentos e softwares. Pode parecer algo simples, mas somente quem lida com documentos todos os dias entende que a digitalização influencia diretamente na dinâmica e organização das empresas, uma vez que torna possível pesquisar e encontrar documentos de uma forma rápida, além de mantê-los seguros de extravios ou danos irreversíveis.
Inclusive, essa tecnologia serve para qualquer segmento, pois, ela facilita muito a agilidade no atendimento das demandas dos setores.
E para impulsionar ainda mais os resultados da digitalização, foram desenvolvidos diversos softwares, bem como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, nele é possível consultar backups de arquivos, garantindo a segurança de toda a documentação gerada na empresa.
Ele é realizado em seis etapas. Por isso, o mais indicado é buscar tecnologias de empresas que tenham experiência no assunto. Isso garantirá a integridade dos documentos e a segurança da atividade:
Essa é a etapa inicial em que os documentos físicos são coletados, conferidos e registrados. O trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais se extraviem.
Após reunir todos os documentos, é necessário fazer o reparo dos que estiverem manchados ou amassados. Em seguida, eles são higienizados e os objetos como grampos são retirados das folhas para não prejudicar a digitalização. Assim, é possível garantir a qualidade do material.
Nessa etapa é preciso digitalizar os arquivos um a um, na ordem em que eles estavam armazenados, isso facilita na hora de guardar todos os materiais novamente. O profissional que executa a tarefa deve ficar atento para remover qualquer sujeira ou problema na imagem.
Esse é o momento em que os documentos são organizados dentro do servidor em que são armazenados e segmentados por nome, tipo, importância ou data. Isso é importante, já que facilita a localização dos arquivos. Ao utilizar um software para gerenciamento de documentos, o trabalho se torna mais fácil, pois, solução ainda disponibiliza os arquivos na nuvem, o que permitirá o acesso de qualquer lugar.
Ao finalizar a indexação, os materiais estarão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados. Dessa forma, é só disponibilizar o acesso aos profissionais da empresa para que possam fazer a consulta.
Permite que os documentos sejam acessados de forma ágil e segura, otimizando o tempo e aumentando a produtividade.
Elimina a necessidade de grandes espaços para armazenamento de documentos físicos, liberando espaço para outras atividades.
Facilita a organização e o gerenciamento de documentos, tornando a busca e a recuperação de informações mais eficientes.
Protege os documentos contra extravios, danos físicos e acessos não autorizados, garantindo a integridade e a confidencialidade dos dados.
Automatiza fluxos de trabalho e processos de negócios, reduzindo erros humanos e aumentando a eficiência operacional.
Reduz significativamente o espaço ocupado pelos processos físicos.
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