Administrar os próprios documentos, pode ser um grande problema e, também desafio, já que a tendência é que os números de papeis aumentem e isso se torne cada vez mais complexo. É por isso que muitas organizações optam pela Guarda de Documentos.
Os nossos serviços garantem a proteção dos documentos, evitando que eles sejam danificados ou até mesmo extraviados. Além disso, influencia na dinâmica dos funcionários, fazendo com eles tenham mais praticidade no dia a dia.
Por isso investir na terceirização é uma ótima opção e digo mais, existem inúmeras vantagens que poderão ajudar no crescimento da sua empresa.
Existem alguns passos fundamentais que a pessoa responsável pelos seus documentos deve seguir antes de armazena-los. Entre eles estão:
Este é o momento em que o prestador do serviço analisa o estado em que os documentos estão guardados, se há algum dano e se precisam ser higienizados ou restaurados.
Todos os documentos são separados de forma organizada e conforme a sua necessidade.
O conteúdo dos documentos inseridos na caixa é listado em um sistema para facilitar sua localização no futuro.
As caixas são acondicionadas em local adequado para manter o perfeito estado dos documentos. Inclusive, para prevenir que os documentos sofram algum desgaste ou deterioração com o tempo, é preciso que a iluminação seja adequada para não permitir que os documentos fiquem úmidos.
Havendo a necessidade de obter os documentos físicos, o cliente realiza um pedido e é feita a separação da caixa solicitada.
São gerados índices através de palavras-chave para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chave são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.
Não havendo mais a necessidade de manter os documentos físicos guardados, o cliente pode solicitar o descarte da caixa. Mas é válido lembrar que para o descarte ser feito é preciso que seja analisada a tabela de temporalidade e também seguir as normas legais.
É importante saber que tipo de documento deve ser guardado para que não aconteça de você contratar o serviço de guarda de documentos sem realmente precisar. Por isso fizemos uma lista com alguns exemplos. Confira quais são:
Oferece segurança eletrônica e monitoramento 24 horas, protegendo os documentos contra roubos, incêndios e outros riscos.
Permite o acesso rápido e fácil aos documentos armazenados, seja de forma física ou digital, através de plataformas online.
Reduz os custos operacionais relacionados ao armazenamento e gerenciamento de documentos, liberando recursos para outras áreas da empresa.
Garante a organização eficiente dos documentos, com processos modernos de logística que aumentam a exatidão e a confiabilidade.
Oferece serviços complementares como digitalização, expurgo controlado, e fornecimento de caixas box, proporcionando uma gestão completa e integrada dos documentos.
Entre em contato conosco e descubra como nossos serviços
podem ajudar no sucesso da sua segurança.
